Kulturprofil 2019
2. Ansættelse og velkomst
2a: Ansættelse
Hvordan sikrer I, at nye medarbejdere passer til kulturen på arbejdspladsen?
For at understøtte besvarelsen må I gerne beskrive jeres ansættelsesprocedure fra start til slut – fra behovet for en ny medarbejder opstår, til medarbejderen er ansat.
Rekruttering med faglighed og personlighed i balance
I de kommende år bliver en af de største udfordringer for virksomheder evnen til at kunne tiltrække kvalificeret arbejdskraft. Et vigtigt element heri er vores omdømme som en attraktiv arbejdsplads, som vi er meget bevidste om betydningen af. Vi har ikke nogen egentlig employer branding-strategi, idet det væsentlige for os er, at vores brand som en god og attraktiv arbejdsplads skabes med troværdighed og autencitet. Derfor er Sparekassens ansatte de bedste ambassadører, når de med stor stolthed fortæller om Middelfart Sparekasse.
Når vi har brug for at ansætte, så vil lederen for afdelingen i samarbejde med HR finde ud af, hvilken profil vores kommende kollega skal have. Her vil der blive set på såvel faglige som personlige kompetencer, og også Garudas profilværktøj inddrages. Herefter skrives stillingsannoncen, som bliver annonceret relevante steder. De sociale medier, ikke mindst LinkedIn, fylder mere og mere i vores rekruttering og branding. En meget stor del af vores ansatte er aktive på LinkedIn og gode til at dele og give liv til de jobopslag, Sparekassen lægger op. Det samme gør sig gældende på Facebook, og det betyder, at vi kommer meget bredt ud med vores opslag og rammer mange potentielle kandidater.
Netværk betyder også mere og mere, og vi ansætter en stor del af vores nye kolleger via netværk. Det kan også være samarbejdspartnere eller kunder, der anbefaler en person til Sparekassen.
I vores rekruttering ønsker vi at skabe en balance mellem faglighed og personlighed i forhold til Sparekassens strategi og ambitioner. Vi fokuserer på det hele menneske og ser ikke kun på faglig dygtighed, men også på om kandidaten har en personlighed, der kan arbejde i en organisation, hvor værdibaseret ledelse er ledelsesformen, og strategisk selvledelse er arbejdsformen.
Det betyder, at medarbejderen skal kunne løse sine arbejdsopgaver på den måde, der passer ham eller hende bedst – med hensynstagen til, at friheden skal være til både medarbejderens og Sparekassens bedste.
Mange af de rekrutteringer vi foretager, sker med et kendskab til personen på forhånd. Eksempelvis har personen et ry i branchen, måske har personen tidligere været ansat i Sparekassen, eller også kender personen en nuværende medarbejder i Sparekassen. Det betyder, at det er yderst sjældent, at vi ringer til ansøgerens referencer, men vi gør det dog ind imellem. Det vil altid ske efter aftale med ansøgeren.
Ansættelsesprocedure
Når vi har udvalgt de mest interessante ansøgere, inviterer vi dem til en samtale. Inden samtalen udfylder ansøgeren en KompetenceProfil fra Garuda. Den bruger vi som udgangspunkt for samtalen. En samtale kan enten være en ansættelsessamtale eller en ”lær-at-kende-samtale”. Er det en samtale til en specifik stilling, så vil en medarbejder eller leder fra denne afdeling deltage i samtalen. Ved en lær-at-kende-samtale, hvor der ikke er tale om et specifikt ledigt job, deltager HR og en medarbejder med faglig tilknytning til den jobfunktion, samtalen omhandler.
Samtale
Når ansøgeren kommer til samtale, byder vi velkommen og præsenterer os selv og vores jobfunktion. Det giver anledning til en tillidsskabende smalltalk med ansøgeren. Herefter får ansøgeren en fortælling om Sparekassen i billeder og ord. Vi ønsker at give et tydeligt billede af vores kultur, baggrund og værdier, som er noget, vi værner om og vægter meget højt.
Efterfølgende får ansøgeren lov til at fortælle om sig selv. Vi ønsker at finde ud af, hvem vi sidder over for, og hvilke ting, kendetegn og værdier der er vigtigst for ansøgeren. .
En vigtig del af samtalen er også at få klædt ansøgeren bedst muligt på, inden der skal træffes en beslutning om evt. ansættelse hos os. Garuda KompetenceProfil er et vigtigt værktøj til samtalen. Profilen giver et godt billede af, hvor godt ansøgeren kender sig selv, og om den røde tråd viser sig i samspil med ansøgningen og samtalen.
Vi ønsker, at ansøgeren kender sig selv og er bevidst om både sine stærke såvel som svage sider. De personlige egenskaber kombineret med en god faglighed er afgørende for, om en ansættelse bliver en succes.
Rune Petersen, Afdelingsdirektør i Hedensted →
KompetenceProfilen
Med sine 320 spørgsmål fordelt på 16 personlighedstræk er KompetenceProfilen et af markedets mest omfattende profilværktøjer, og den giver os et detaljeret overblik over de relevante personlige og faglige kompetencer, vi søger.
KompetenceProfilen giver blandt andet et godt indblik i, hvad der motiverer kandidaten og giver kandidaten jobtilfredshed. Derudover får vi indblik i, hvordan kandidaten forholder sig til forandringer, samarbejde, kandidatens værdier og normer, samt hvor meget støtte og opbakning kandidaten har behov for.
Udgangspunktet for KompetenceProfilen er Garudas hoved-hjerte-ben-model. Det er en model, der giver os et fælles sprog samt mulighed for at skabe balance mellem kollegerne samtidig med, at dialogen omkring personprofiler og faglige kompetencer sker på et ligeværdigt niveau.
De karaktertræk, vi efterspørger hos kommende medarbejdere, afhænger af, hvilket job medarbejderen skal udføre. Der er dog ingen tvivl om, at en medarbejders troværdighed, åbenhed og ærlighed samt evne til at skabe tillid, samarbejde og tage ansvar er vigtige træk.
KompetenceProfilen står dog aldrig alene, og vi vil altid bruge den som udgangspunktet for en dialog, hvor kandidaten kan udfolde et eller flere af trækkene. Brugen af KompetenceProfilen, sammenholdt med vores øvrige betragtninger gennem samtalen, er derfor med til at give en større sikkerhed for, at vi udvælger den rigtige kandidat.
Afklaring
I nogle tilfælde sker det, at vi bliver afklaret i løbet af samtalen, så vi kan tilbyde et job straks. Dette sker selvfølgelig i samspil med en afklaring og enighed om løn og tiltrædelse. Men oftest, når vi søger en ny kollega, har vi flere kandidater til samtale, og vi aftaler derfor med ansøgeren, at vi vender tilbage efter et par dage. Vi kontakter altid de kandidater, som har været til samtale, pr. telefon, så vi personligt kan give dem en begrundelse for vores valg eller fravalg.
Vi forsøger også at give ansøgeren gode råd til, hvad vedkommende evt. kunne forbedre til en anden samtale. Heldigvis får vi altid – uanset om ansøgeren får jobbet eller ej – tilkendegivelse af samtalen som en god oplevelse, og at den efterfølgende feedback har været brugbar.
Hej Helle!
Tusind tak for den hurtige respons, gode feedback på min ansøgning samt ærlighed!
Vil helt sikkert give Gitte Mandrup et kig samt hendes bog.
Alt muligt held og lykke med ansøgerne.
Fortsat god mandag
Eksempel på respons fra en ansøger, vi ikke kunne tilbyde et job.
Ansættelse
Når vi ansætter en ny medarbejder, informerer den lokale leder somd det første altid alle medarbejdere i den afdeling, den nye medarbejder ansættes i. Derefter informerer vi alle medarbejdere i Sparekassen om ansættelsen via en nyhed på intranettet som denne:
Den næste generation af kolleger
Når vi skal rekruttere unge kolleger til Sparekassen, typisk finansøkonomer og finansbachelorer, sker det i et godt samarbejde med erhvervsakademierne i vores markedsområde. Vi er regelmæssigt på akademierne som gæsteundervisere, hvor vi fx fortæller om alt fra selvledelse, markedsføring og forretningsudvikling til rådgivning af privat- og erhvervskunder.
Det er en naturlig del af vores samfundsansvar, og så tjener det naturligvis også det formål at udbrede kendskabet til Sparekassen, når de studerende skal søge praktikplads.
I forbindelse med selve rekrutteringen af studerende til praktik holder stort set alle akademier hvert år karrieremesser. Her har finanssektorens virksomheder mulighed for at møde de studerende, så begge parter kan få et kendskab til hinanden. Sparekassen er altid med på disse karrieremesser, og vi har stor værdi af at deltage, da det giver os et langt bedre indtryk af kandidaterne, end en ansøgning kan gøre.
På messerne har vi altid nogle af de nuværende praktikanter eller trainees med, da de med egne ord kan fortælle om, hvordan det er at være ung og under uddannelse i Sparekassen. Samtidig har de ofte nogle relationer til de studerende, hvilket er en god fordel, når vi i konkurrence med mere end 30 virksomheder skal gøre os attraktive for de studerende.
Isabella Holm og Victoria Jakobsen Kyster, begge fra Kolding-afdelingen.
Kulturprofil 2019
Velkommen i MS-familien
2b: Hvordan byder I nye medarbejdere velkommen og integrerer dem i kulturen på arbejdspladsen?
Når vi har lavet en aftale / pre-boarding
Når vi i rekrutteringsforløbet når dertil, at vi har indgået en aftale med en ny kommende kollega, begynder processen med, at vedkommende får tilsendt kontrakt og velkomstbrev. Hvis den nye kollega ikke allerede er blevet præsenteret for vores kulturprofil, sker det også, så vedkommende kan danne sig et endnu bedre indtryk af Sparekassen.
Herefter aftales et tidspunkt, hvor den nye kollega kan komme ind i afdelingen og hilse på sine nye kolleger. Hvis der i perioden frem til tiltrædelsen er nogle sociale arrangementer, inviteres den nye kollega også med til dem.
Det er typisk i perioden fra aftalen indgås og frem til tiltrædelsen, at den nye kollega kan få sine tvivl, om man nu har gjort det rigtige. Samtidig er det for den enkelte et vakuum, hvor man ikke har et tilhørsforhold, og derfor er det vigtigt, at vi sørger for at tage os godt af vores nye kollega.
De første dage
Ca. en uges tid før opstart vil den nye kollega modtage information om den første tid, herunder vores introprogram. Introprogrammet er vigtigt for, at den nye kollega føler sig velkommen og klædt på til sit nye job. De første to-tre måneder er ofte de mest kritiske i forhold til at fastholde den nye kollega, og derfor bruger vi de nødvendige ressourcer for at sikre, at den nye kollega lander godt og trygt i de nye omgivelser.
Der tilknyttes altid en mentor til forløbet – mentoren er typisk en stærk kulturbærer, som kan sikre, at den nye kollega bliver integreret i kulturen og vores stærke DNA.
Første arbejdsdag med velkomstgave
Første arbejdsdag foregår i afdelingen, hvor den nye kollega bydes velkommen med morgenbord, blomster mv. Derefter hjælper vi den nye kollega til rette på den nye stol, og nogle gange er der tid til, at lederen og den nye kollega tager rundt og besøger andre afdelinger for at give et større billede af den nye arbejdsplads.
Vores nye kollega får også en taske eller rygsæk med diverse reklameartikler. Hvis vedkommende har børn, er det typisk tænkt ind, da vi ofte hører, at mange børn går op i, hvor deres forældre arbejder, og bliver stolte når de får en ting med Sparekassens logo på.
Uddrag af introplanen, som sendes til den nye kollega inden første arbejdsdag.
Introprogram
I mange år har vi haft et introprogram på en uge, som klædte vores nye kolleger solidt på til en ny hverdag i Sparekassen. Det har altid fået store roser af vores nye kolleger. Udfordringen har været, at de nye kolleger har modtaget rigtig mange informationer, som har været svære at huske efterfølgende. Til gengæld har de fået en god introduktion til Sparekassens kultur og mødt stort set alle kollegerne på hovedsædet.
I efteråret 2018 valgte vi at nedsætte en arbejdsgruppe, der skulle se på, hvordan et nyt introprogram kunne skrues sammen. Her deltog, udover HR, flere nye kolleger, som netop havde været igennem introforløbet. Også IT, ledere og stabe, som kunne byde ind med værdifulde input, deltog.
Det nye introprogram er kortet ned til to dage. Her kommer vores kultur og holdninger endnu mere i fokus, og den adm. direktør er altid første punkt på introprogrammet. Det betyder meget for kollegerne at få lejlighed til at hilse på direktøren og lære ham at kende – og han får mulighed for at sende nogle vigtige signaler om Sparekassens værdier.
Ud over det grundige indblik i vores overordnede værdier og holdninger fylder et område som vores kreditmæssige holdningner også meget, da det er vigtigt område for vores største faggruppe, rådgiverne.
For at sikre, at der også fremover bliver sat ansigt på de forskellige funktioner i Sparekassen, præsenterer alle fagchefer sig i en kort videohilsen, hvor de fortæller om deres arbejde og afdeling.
Velkomstvideo fra de fagchefer som ikke er med i introprogrammet til nye kolleger.
Ud over de to intro-dage planlægger HR nogle enkeltstående kursusdage, som klæder den enkelte på i forhold til IT-systemer og specifikke fagområder som bolig, investering og pension. Dagene tilrettelægges efter den enkeltes jobfunktion, så man som ny klædes på helt specifikt til det, man skal lave. Samtidig er man sammen med andre fra samme faggruppe. Det betyder, at der grundlægges nogle gode relationer til brug for den fremtidige sparring.
Vi afviklede det nye introprogram første gang i juni 2019. Herefter vil vi løbende evaluere og følge op for at sikre det bedst mulige introforløb.
Fokusprofil
Selvom de fleste nye kolleger har udfyldt en kompetenceprofil i forbindelse med samtalen, udfylder alle kort efter opstart også en fokusprofil. Det er en lidt mindre omfattende profil, men som på en god og visuel måde giver et godt overblik over den nye kollegas fokusområder.
Denne profil præsenteres i afdelingen, så alle bliver bekendt med den, ligesom den nye kollega får profilerne at se på sine nye kolleger. På den måde er vi med til at sikre, at fundamentet for et godt fremtidigt samarbejde er lagt.
Et redskab i hverdagen
I Kolding har kollegerne på en let måde gjort Garudas fokusprofil anvendelig i hverdagen.
Kollegerne – dem der har lyst – har hængt billedet fra deres visitkort op på en Garuda-plakat i printerrummet. Det er en simpel metode til jævnligt at blive mindet om forskellighederne i afdelingen, og det kan sikre en bedre kommunikation, at man husker modtagerens profil.
Branding af nye medarbejdere
Alle nye kolleger fotograferes i forbindelse med ansættelsen. Billederne bliver brugt til vores intranet, hjemmeside og til annoncering via diverse medier.
Vi har en fast procedure for, hvordan vi markedsfører nye kolleger, hvor vi blandt andet skriver pressemeddelelser til lokale medier, udarbejder printannoncer til ugeaviser samt annoncerer på online kanaler som vores hjemmeside og bannerreklamer. Derudover gør vi rigtig meget for at sprede budskabet via de sociale medier, hvor LinkedIn og Facebook er de mest brugte.
Brandingen er primært rettet mod vores kundevendte kolleger, og målet er at give dem de bedste forudsætninger for deres nye job i Sparekassen.
Velkommen til unge kolleger
At være ung og under uddannelse i Sparekassen kan være en stor mundfuld, og der er mange ting at skulle forholde sig til. Ikke kun rammerne er nye, men for de flestes vedkommende er det også første virkelige møde med en helt ny sektor, og for nogle endda også deres første fuldtidsjob. Derfor gør vi ekstra meget for, at vores praktikanter og trainees fra dag ét føler sig som en del af holdet.
En værdsat kollega
Det er helt naturligt for alle i Sparekassen, at de fra start anses som en kollega på lige fod med alle andre, og dermed bliver en integreret del af afdelingen og Sparekassen. Vi ved, at de har et stærkt fagligt fundament, og vi giver dem et stort ansvar, hvor de allerede på nogle af de første dage er med på kundemøder, så de fra start kan stifte bekendtskab med deres fremtidige rolle som rådgiver.
Derudover lægges der en individuel plan for hver enkelt trainee, som er målrettet de behov for faglig udvikling, de måtte have.
Netværk med andre unge
For at give de unge et trygt forum skabte vi i 2017 ”Mullerne”, en netværksgruppe for Sparekassens medarbejdere under uddannelse. Her mødes de efter behov og udveksler erfaringer om deres hverdag, uddannelse og de udfordringer, de ganske naturligt vil møde.
Derudover samles gruppen regelmæssigt til faglig uddannelse, hvor Sparekassens eget personale klæder dem på ift. vores interne politikker, forretningsgange mv.
← Simone Nykjær Koefoed-Larsen
En varm modtagelse lagde kimen til et godt praktikophold
Varme smil, blomster, et bord, en stol og en computer, der bare stod og ventede. Det var Thomas Helvig Kjems’ første indtryk, da han i januar tog hul på sit praktikophold i vores Vejle-afdeling. Tre måneder senere indstillede han Sparekassen til prisen ”Årets IBA Praktik”, hvor IBA Erhvervsakademi Kolding kårer årets bedste praktikplads.
Det har bare været en fed oplevelse. Jeg fik lov at kigge over skulderen ved kollegerne, og jeg fik lov at gå på hovedet i opgaver selv. Jeg blev kastet ud i det og fik lov at se, hvad det drejer sig om. Og så var jeg omgivet af kanon søde og hjælpsomme kolleger, fortæller Thomas Helvig Kjems.
Det blev ikke Sparekassen, der sejrede i konkurrencen om at blive årets IBA-praktiksted. Det gør ikke så meget. Her er i sandhed en konkurrence, hvor det at blive indstillet er vigtigere end at vinde.
Mail fra Thomas til Vejle:
Hej Vejle
Så er der snart gået 3 måneder, og min praktikperiode er derfor ved at være ovre, derfor vil jeg sige tusind tak for en rigtig god praktikperiode!
I har været rigtig søde, og har taget jer tid til at give mig en god oplevelse af MS og afdelingen, og lidt har jeg da også lært 🙂
Jeg er blevet tilbudt studiejob mens jeg skriver hovedopgave, og indtil jeg starter som trainee i afdelingen i august – så i slipper ikke helt for mig. 🙂
I praktikperioden har jeg fået til opgave at skrive en lille rapport, for at give et indblik i praktikken og hvordan opholdet har været, samt mine personlige og faglige udvikling.
Jeg har vedhæftet opgaven, hvis I har lyst til at læse den.
Endnu engang – tak for en fantastisk praktikperiode