Kulturprofil 2019

4. Information

Hvordan deler lederne, herunder øverste ledelse, informationer med medarbejderne og fremmer en transparent kultur?

Information fra ledelse til medarbejdere

Middelfart Sparekasses vigtigste kommunikationskanal er uden tvivl medarbejderne. Derfor er et højt informationsniveau meget vigtigt. Det gælder både i forhold til dagligdags spørgsmål om rentesatser og anden produktorienteret information og i forhold til de mere overordnede spørgsmål omkring Sparekassens holdning til forskellige emner. Når vores medarbejdere er klædt på til at besvare snart sagt alle tænkelige spørgsmål fra kunderne, så fremstår vi åbne, professionelle og ærlige. Og det skaber tillid til os som pengeinstitut.

At intern kommunikation er vigtigt ses tydeligt i vores kommunikationspolitik, hvor den interne kommunikation nævnes før ekstern kommunikation. (Du kan læse kommunikationspolitikken her.) Når medarbejderne er vores vigtigste eksterne kommunikationskanal, skal de være klædt bedst muligt på til at varetage den opgave. Vores erfaring er, at det meget høje informationsniveau ofte medvirker til at forhindre usikkerhed og rygtedannelser, idet medarbejderne ved og har tillid til, at ledelsen ikke har interesse i at holde informationer tilbage.

Vores flade organisation, hvor ingen medarbejder har mere end én leder mellem sig og den øverste ledelse, betyder også, at informationen flyder let gennem systemet fra den øverste ledelse til medarbejderne i de enkelte afdelinger. I forhold til større og mere komplicerede organisationer betyder det, at vi kan sikre, at informationen når hurtigt og fejlfrit frem.

Organisationsstrukturen betyder også, at alle medarbejdere har let og hurtig adgang til ledelsen, både den lokale og den øverste ledelse. Du kan se Sparekassens organisationsdiagram i kapitel et.

Adm. direktør Martin Baltser byder velkommen til Medarbejderdagen 2018.

Den brede ledergruppe

Den brede ledergruppe er Sparekassens forum for ledere og fagchefer. Medlemmerne af Den brede ledergruppe spiller en en central rolle i den interne kommunikation, da de som medarbejdernes nærmeste leder ofte videreformidler budskaber fra ledelsen – og skal stå på mål for og kunne forklare baggrunden for en beslutning eller et nyt tiltag.

For at gøre vores ledere endnu bedre er lederudvikling et særskilt indsatsspor i vores nye strategi. Det kan du læse mere om i afsnittet om udvikling.

På billedet ses Claus Hansen (tv) og Rune Petersen, afdelingsdirektør i henholdsvis Middelfart og Hedensted. De arbejder med, hvordan vi formidler holdningerne i Strategi 2021 til kollegerne.

Information fra den øverste ledelse

Når den øverste ledelse skal kommunikere budskaber, kan det foregå via flere kanaler. Ofte vil der være tale om skriftlig information på vores intranet, men der er flere andre muligheder.

Når vi fremlægger hel- og halvårsregnskaber, live-streamer vi præsentationen, så de i alle afdelinger kan følge med i fællesskab over morgenkaffen. I videoen kan du se præsentationen af årsregnskabet for 2018.

Ofte foregår ledelseskommunikationen skriftligt via intranettet. Det gælder fx de kvartalsvise opdateringer fra den adm. direktør i de kvartaler, hvor der ikke præsenteres hel- og halvårsregnskab:

Adm. direktør Martin Baltser præsenterer årsregnskab for hele Sparekassen.
OBS: Videoen varer 20 min. og skal blot ses som et eksempel på, hvordan vi sikrer, at alle oplever præsentationen af årsregnskabet.

Kvartalsorientering, 1. kvartal 2019

Kære alle. Her kommer en kort status over begivenhederne i årets første kvartal.

Kvartalsregnskab　

Årets første tre måneder er rent regnskabsmæssigt landet på et overskud før skat på 30 mio. kr. Det er seks mio. kr. foran budget og små tre mio. kr. lavere end første kvartal 2018. At vi lander under første kvartal 2018 skyldes, at nedskrivningerne er højere i år – sidste år tilbageførte vi fire mio. kr. i IFRS9-nedskrivninger i første kvartal – og at resultaterne i associerede og tilknyttede virksomheder er dårligere i første kvartal 19 end i 18.

På toplinjen kan vi se, at renteindtægterne er foran budget, men også her lavere end i 2018. Det er udtryk for den fortsat tiltagende konkurrence om udlån til gode projekter. Heldigvis fortsætter vores gebyr- og provisionsindtægter med at vokse. Vi er foran både budget og første kvartal 18 på den front. Med den konverteringsbølge de rekordlave renter på fastforrentede realkreditlån har medført, ser det ud til, at fremgangen på gebyrer og provisioner fortsætter i andet kvartal.

Vi har budt velkommen til 1.140 nye kunder i årets første tre måneder. De mange nye kunder er medvirkende til, at vores vækst og dermed vores rejse mod Gruppe 2 fortsætter. Som tallene ser ud nu, bliver det senest til efteråret og måske i løbet af sommeren, at vi går fra Gruppe 3 til Gruppe 2-institut.

Åbn hele beskeden

Nyansættelser　

Det leder videre til nyansættelser, for med oprykningen følger øgede krav til vores rapporteringer til Finanstilsynet. Derfor søger vi nu en syvende kollega til økonomiafdelingen. Vi har også netop budt velkommen til tre nye kolleger i ledelsessekretariatet, og vi må bare erkende, at mængden af opgaver, der skal løses i stabsfunktionerne, fortsætter med at vokse.

Vi har været på en kontrolleret vækst-rejse siden 2012 med det mål at skabe en så stor sparekasse, at vi kan honorere de krav, der stilles til os. Det er også forklaringen på, at vi både i linje og stab byder nye kolleger velkommen, selv om vi har fokus på udviklingen i vores omkostninger. Når gode forretningsmæssige muligheder byder sig, slår vi til. Vi skal turde investere i fremtidig indtjening, ellers gør vi det sværere for os selv at honorere de krav, vi bliver mødt med fra politikere, Finanstilsynet osv.

Strategi　

Det er nu et par måneder siden, jeg præsenterede Strategi 2021 for jer alle. Jeg husker tilbage på en skøn aften i hovedsædet med godt humør (også før Lasse Rimmer gik på scenen), og en positiv tilgang til vores nye strategi. Mange glæder sig til, at de mange ord bliver afløst af konkrete handlinger. Vi har taget os den luksus at tænke os godt om. Vi har tre år til at løbe tankerne i mål, så vi vil ikke forcere noget nu. I stedet har vi lagt en udførlig plan for de første initiativer, og jeg glæder mig til snart at kunne dele planen med jer alle. Selv om det er fristende at sætte en masse i gang nu og her, skal vi huske, at det er en treårig strategi, vi har lagt. Det giver os tid til at gøre tingene med omtanke – især fordi udgangspunktet er, at vi har en velfungerende Sparekasse, der skal gøres endnu bedre.

Salg og markedsføring af garantbeviser　

Vi kan nu sætte sidste punktum i Finanstilsynets undersøgelse af vores salg og markedsføring af garantbeviser. Efter redegørelsen, der blev offentliggjort i februar, har vi været i løbende dialog med tilsynet for i sidste ende at kunne påvise, at vi nu lever op til de krav, Finanstilsynet stiller til os.

Finanstilsynet har nu meddelt, at der ikke er nogen bemærkninger til den redegørelse, vi har sendt. Det handler bl.a. om brugen af det nye rådgivningsskema, som sikrer, at vi dokumenterer vores rådgivning. Nu er det vigtigt, at vi husker altid at bruge skemaet, når vi rådgiver om tegning af garantkapital. Sagen har givet os nogle ridser i lakken, og det skal vi gøre vores bedste for at undgå en gentagelse af.

Garantkapital er vigtig for Sparekassen, og garantkapital er et godt tilbud til kunden med en rente på tre procent. Så vi skal ikke være bange for at tilbyde kunderne at tegne garantkapital – vi skal bare have styr på formalia. Fra centralt hold vil vi give garant-konceptet lidt mere synlighed på bl.a. midspar.dk og sociale medier. Både de bløde værdier og muligheden for en attraktiv rente kommer i fokus.

Nyt introforløb til nye medarbejdere　

Fra og med juni søsætter vi et nyt introforløb for nye medarbejdere. En arbejdsgruppe har set på det nuværende koncept og har fundet frem til et nyt, kortere forløb, som vi tror giver en bedre samlet oplevelse for nye medarbejdere.

Fremover vil introforløbet i hovedsædet strække sig over to dage. Jeg bliver selv en del af programmet og vil bl.a. fortælle om Sparekassens strategi, historie og ejerform. Overordnet set bliver introforløbet i hovedsædet målrettet mere mod vores holdninger og kultur. Fagchefernes præsentation af deres eget arbejdsfelt erstattes af videoer med dem, og den praktiske oplæring i systemerne flyttes ud i afdelingen, så det i højere grad foregår ved eget bord.

Der er faktisk en tredje dag i det nye introprogram for nye privat- og erhvervsrådgivere. Ca to-tre uger efter første arbejdsdag, skal de nye rådgivere bruge en dag i hovedsædet for at få undervisning i Advisor samt møde kreditafdelingen for at høre mere om kreditarbejdet. Vi har vurderet, at det giver god mening at lade rådgiverne snuse til hverdagen, før de får en dybere indføring i Advisor og kredit.

Vi følger selvfølgelig op på, hvordan de nye kolleger tager imod introforløbet og er klar til at tilpasse det på de områder, hvor det er nødvendigt.

Vi har fået en god start på året. Tak for indsatsen til jer alle. Jeg glæder mig allerede til at præsentere jer for vores halvårsregnskab onsdag den 21. august.

Venlig hilsen
Martin

Personlige møder

Ud over distancekommunikationen er der fra ledelsens side stort fokus på med jævne mellemrum at besøge alle afdelinger. Det er vigtigt for medarbejderne i alle afdelinger, at de fra tid til anden har mulighed for at gå i direkte dialog med ledelsen.

Derfor besøger adm. direktør Martin Baltser alle afdelinger to gange årligt, og vicedirektør Peter Møller gør det samme. Sidstnævnte har fokus på forretningen, mens Martin Baltser fortæller om aktuelle begivenheder i Sparekassen – og ikke mindst har han en åben dialog med kollegerne.

Her en dagsorden fra Martins forårsrundtur til afdelingerne.

Intranettet som videndeling

Vi har fokus på, at den interne kommunikation bidrager til læring på tværs af organisationen og til at styrke teamånden og binde Sparekassen sammen til en helhed. Intranettet er derfor en vigtig kommunikationskanal, da den er samlested for viden om bl.a. forskellige fagområder, personalevilkår, arbejdsmiljø, ledelse, mødereferater og andre dokumenter.

Eksempelvis har vi oprettet en side til vores Strategi 2021, som er placeret under menupunktet ”Ledelse”. Siden opdateres løbende og indeholder eksempelvis:

  • Dokumenter relateret til strategien
  • En samlet oversigt over nyheder relateret til strategien, herunder:
    • Opfølgning på initiativer
    • Information om projektgrupper
    • Opfølgning på strategiens målepunkter

Alle medarbejdere har mulighed for at oprette indhold på intranettet. Når vi opretter en nyhed, bliver den vist på forsiden, så medarbejderen får besked hurtigt og ikke skal bruge tid på at søge.

Ikke alle nyheder er lige relevante for alle, og derfor har medarbejderne mulighed for at fravælge nyheder fra en bestemt kategori. Det er nemlig vigtigt, at medarbejderen ikke drukner i unødig information. Eksempelvis er en nyhed i nyhedsgruppen ”Til medarbejderne i hovedsædet” ikke relevant for medarbejderne i de andre afdelinger. Det er op til den enkelte medarbejder at vælge nyhedskanaler til og fra, så hver enkelt får nøjagtig de informationer, som man finder relevant for at kunne udføre sit job.

Presseklip

En anden måde, vi deler historier om Sparekassen på, er, at vi viser al presseomtalen om Middelfart Sparekasse på vores intranet. På den måde er medarbejderen opdateret om, hvad der rører sig i relation til Sparekassen.

Ekstern kommunikation er også intern kommunikation. Her bliver vores holdninger til aktuelle emner slået fast, og i rekrutteringsøjemed kan vi sende vigtige signaler om, hvilken type arbejdsplads vi er.

For at give alle medarbejdere mulighed for at holde sig ajour med udviklingen i finanssektoren, betaler Sparekassen abonnement til niche-mediet Finanswatch. Alle – uanset jobfunktion – kan blive abonnent på netmediet, der er førende på dækningen af finanssektoren her i landet.

Ud over at give kollegerne mulighed for at følge med i, hvad der foregår i sektoren generelt, kan de også følge med, når Sparekassen er en del af artiklerne på Finanswatch. Som i alle andre sammenhænge når Sparekassen er omtalt i pressen, mener vi, det er vigtigt, at medarbejderne kender til omtalen, så de ikke står i en situation, hvor kunder refererer til omtale, medarbejderen ikke kender til.

Gode historier

Vi vil gerne give de gode historier fra afdelingerne mere plads i hverdagen, da vi tror på, at det giver både fællesskab, sammenhold og optimisme at dele de gode historier. Derfor har vi oprettet nyhedsgruppen ”gode historier” på intranettet, hvor alle er blevet opfordret til at dele succeser.

Tillidsrepræsentanter

Et velfungerende tillidsmandsystem er afgørende for Sparekassen og for medarbejderne. Systemet består af to tillidsrepræsentanter og én fællestillidsmand. Fællestillidsmanden deltager i Den brede ledergruppe for bl.a. at være fuldt orienteret om, hvad der foregår i Sparekassen. Fællestillidsmanden deltager i samme uddannelse som de øvrige medlemmer af ledergruppen.

Sammen med Sparekassens ledelse varetager tillidsmændene både virksomhedens og medarbejdernes interesser. Samarbejdet er baseret på en åben dialog og gensidig tillid, og der er naturligvis tæt kontakt mellem tillidsmændene som medarbejdernes repræsentanter og ledelsen.

Tillidsmændene er involveret i en lang række aktiviteter og vigtige beslutninger, og et af målene med det er at sikre informationen til medarbejderne.

Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg

Sparekassens samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg er vigtige fora til at udveksle informationer mellem medarbejdere og ledelse. Her drøftes vigtige emner som trivsel, tillid, social kapital og Sparekassens økonomiske stilling. Referater fra møderne bliver delt med resten af organisationen på intranettet.

Medarbejderrepræsentanter i samarbejds- og miljøudvalg

Rikke Jakobsen

Fællestillidsmand

Anne-Mette Nørbo Jensen

Tillidsmand

Morten Nielsen

Tillidsmand

Arbejdsgiverrepræsentanter i samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg

Martin Baltser

Adm. direktør

Peter Møller

Vicedirektør

Helle Lund Gregersen

HR-chef

Lars Borgstrøm

Ejendomschef
(Kun i arbejdsmiljøudvalg)

Kommunikation med repræsentantskabet

Vores 38 m/k store repræsentantskab er at betragte som Sparekassens gode ambassadører, og geografisk er de fordelt over stort set hele vores markedsområde. Hvis medlemmerne skal kunne agere som gode ambassadører, skal de hele tiden være ”foran” på viden. De skal derfor orienteres om vigtige begivenheder i Sparekassen, før nyheden rammer kunderne.

I 2017 blev et månedligt nyhedsbrev erstattet med løbende kommunikation med repræsentantskabsmedlemmerne via Workplace by Facebook – en form for intranet baseret på Facebooks platform.

Hensigten var at få en mere aktuel nyhedsformidling ved at bruge de virkemidler, vi kender fra sociale medier – tekst og billeder fra begivenheder mens de sker.

Samtidig var det håbet at få gang i mere dialog mellem repræsentantskabsmedlemmerne, både i et fælles forum og de respektive områder, de er valgt i.

Kommunikationen er uden tvivl blevet mere aktuel og levende, da der også er mulighed for kommentarer fra modtagerne af nyhederne. Til gengæld arbejdes der stadig på at gøre mere brug af muligheden for kommunikation mellem medlemmerne.

Seniorer og medarbejdere på orlov

Også Sparekassens seniorklub (medarbejdere, der er gået på pension/efterløn) og medarbejdere på orlov har en vigtig rolle som ambassadører. Derfor klædes de på gennem et nyhedsbrev, der samler op på den seneste tids begivenheder i Sparekassen. Det gælder navnenyt, større forretningsmæssige beslutninger og orientering om priser, der tildeles Sparekassen.

For medarbejdere på orlov er det en mulighed for fra sidelinjen at følge med i livet i Sparekassen, så man vender retur så up to date, som det er muligt. For seniorerne er denne viden vigtig, hvis de skal kunne operere som ambassadører i deres lokalsamfund og omgangskredse.